3. A PR tevékenység formái

A PR (public relations) a hírnevet gondozza azzal a céllal, hogy megértést és támogatást nyerjen, és befolyásolja a véleményt és a viselkedést, kommunikációs kapcsolatokat alakítson. A PR továbbá magában foglalja kölcsönös előnyökön alapuló kapcsolatok tudatos szervezését is, melynek célja az egyének, szervezetek és környezetük közötti megértés, valamint a bizalom megteremtése, fenntartása.

 

A sajtó megszólítása

A PR tevékenység a legegyszerűbb formájában a sajtó felé egy üzenet elküldésével kezdődik. Hacsak nem valamilyen komoly hír, egyáltalán nem fogja a figyelmet felkelteni, ezért professzionális PR tevékenységre van szükségünk. 

1. Először is, a PR tevékenység egy jól megtervezett kampány része legyen. Egy újság cikk felkeltheti a publikum érdeklődését, biztosíthat háttér információkat, de például a nyitva tartás, vagy az egyedi ajánlatunk jobban rögzül egy hirdetésen, plakáton vagy direkt marketingen keresztül. Legyünk szelektívek a PR tevékenység során. A nagy sztorik nagy kampányokat is igényelnek, míg a kis sztorik nem keltik fel az érdeklődést.
2. A sajtóközleményeket a sajtó széles körében érdemes terjeszteni, de jó kapcsolatokat építhetünk ki bizonyos újságírókkal, ha exkluzív információkkal látjuk el őket. A sajtóközleményünk legyen rövid (maximum egy oldal), jól megírt, és a fontos információkat tegyük az elejére. A közlemény tartalmazza a dátumot és a PR-ért felelős személy elérhetőségének részleteit.
3. Legyen elérhető. Legyen felkészülve, hogy bármikor, bármilyen információt tudjon nyújtani, valamint rendszeresen küldjön ki információt. A kiküldendőket igazítsa a legfontosabb médiumok határidejéhez. A hét kezdete a legjobb időpont, hogy új témát ajánljon.
4. A különböző médiumoknak különböző szemszögből tálalja az eseményt. Az újságok, a TV a rádió formáját tekintve különböző, azért az információt különböző módon kell tálalni. A múzeumnak szüksége lesz egy olyan szakemberre is, aki kész interjúkat adni és jól megszövegezett háttár információt nyújtani. Ne felejtsük el azonban, hogy nem mindegyik szakember tud jól szerepelni a tévében és egy szűk határidőkkel dolgozó újságírónak a túl sok információ egyszerre túl sok.
5. Ne adja fel túl könnyen, de tudnia kell, hol a határ (az elég, az elég). Egyetlen egy levél, fax vagy email sokszor nem vált ki reakciót. Ha a sztori jó, kövesse nyomon és telefonáljon. Ha visszautasítják, próbálkozzon más megközelítéssel, de ne kezdjen el vitatkozni, mert ez csak problémát okoz, ha legközelebb kapcsolatba akar lépni a sajtóval.

 

Direkt marketing

A direkt marketing olyan promóciós tevékenység, amely egy meghatározott csoportra vagy akár meghatározott egyénekre irányul. Míg a hirdetések és a PR tevékenység széles, de ellenőrizhetetlen hatókörű, addig a direkt marketing ellenőrzött és meghatározott célcsoportokra irányul.

Direkt marketing alatt tipikusan a pártoló tagoknak, lehetséges adományozóknak, látogatóknak kiküldött leveleket értjük és sikere nagymértékben azon az adatbázison múlik, amelyben a célcsoportok szóló információt tároljuk és csoportosítjuk. Fontos és befolyásos embereknek küldött levelek, amelyekben a múzeum ismertségének terjesztésére kérjük őket, szintén a direkt marketing egy fajtája.

A brosúra a direkt marketing valószínűleg legelterjedtebb formája. A múzeumnak érdemes testre szabni ezt a csatornát, így a különböző csoportok eltérő ajánlatokat kaphatnak. Az iskolás gyerekeknek iskolai programokat ajánlhatunk, míg a visszatérő látogatóknak programfüzetet küldhetünk.

A szervezett direkt mail hadműveletünket egy új kiállításra invitáló brosúra kiküldésével indíthatjuk. Építsünk fel egy átfogó adatbázist, amely a cégek, a politika a helyi önkormányzat és a felügyelő hatóság fontos személyeit tartalmazza. Még ha nem is jönnek el a megnyitó ünnepségre, de látni fogják, hogy a múzeum tevékeny. Mindezek után a bemutatókról, eseményekről szóló információkat eljuttathatjuk a kiválasztott csoportoknak.

A személyes kontaktus alapvető fontosságú promóciós csatorna a múzeumok számára. Fontos emberek lehetnek politikusok, cégvezetők, önkormányzati vezetők. Építsünk ki jó kapcsolatokat, azáltal, hogy meghívjuk őket különleges eseményekre, speciális szolgáltatásokat ajánlunk nekik, és napra kész információkkal látjuk el őket.

A direkt marketing számára készült adatbázis nem a nevek és címek egyszerű listája: különböző kategóriákat kell létrehoznunk megadott kritériumok alapján, mint például a szervezet típusa, a múzeumhoz való hozzájárulás mértéke, vagy földrajzi elhelyezkedés alapján. 

 

Az internet

Az internet és az e-mail a közönséggel való kommunikáció egyedülálló csatornája, könnyen hozzáférhető információk hatalmas mennyiségét osztható meg minimális költséggel. Még a legegyszerűbb weboldal is lehet interaktív, melyen keresztül a közönség és a múzeum kétoldalú kommunikációt folytathat.

Az interaktivitás és a fogyasztók egymással folytatott kommunikációja miatt napjainkban alig van olyan oldal, amely köré ne szerveződne valamilyen közösség, rohamosan terjed a felhasználók között a közösségi oldalak, Web 2.0 szolgáltatások használata. A múzeumoknak kapcsolódniuk ebbe a trendbe, hogy meg tudják szólítani az aktív internethasználó közönséget.