4. Rendezvényszervezés
Mi a rendezvény?
Rendezvény: szervezett közösségen belül rendezett összejövetel; alkalmi, széles körű gyűlés; időszakos összejövetel előre szervezett formában. Alapvető kérdései:
- Milyen témában?
- Milyen alkalomból?
- Milyen céllal?
- Mikor?
- Hány főre tervezzük?
- Hol rendezzük?
- Mennyibe kerüljön?
Mi a rendezvényszervezés?
Rendezvényszervezés: előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magában foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.
Rendezvények típusai:
- Megaevent – Nagy rendezvény, melynek hatása az egész világra kiterjed (pl. Olimpia)
- Rendezvénysorozat – Több önállóan megrendezésre kerülő esemény, amelyek valamilyen azonos téma köré szerveződnek (pl. múzeumok majálisa), cél a hagyomány teremtése – azonos helyen, időszakban, némileg változó tartalommal
- Üzleti szféra rendezvényei (reprezentációs rendezvények, konferenciák, bemutató típusú üzleti rendezvények, nyílt fogyasztói rendezvények, csapatépítő rendezvények, továbbképzések)
- Magánszemélyek privát rendezvényei
- Állami események
- Tudományos események
- Kulturális-, sport-és idegenforgalmi rendezvények
Rendezvények a múzeumokban (az intézmény szervezésében):
Célcsoportok szerinti bontásban:
- látogatóknak szóló rendezvények (pl. Múzeumok Éjszakája, kiállításokhoz kapcsolódó programok stb.)
- szakmai rendezvények (tudományos konferenciák)
Konferenciák:
- Egy intézmény/cég megbízásából létrejövő esemény, célja az információátadás előadásokon keresztül, kiegészítő programokkal (workshop, kirándulások)
- Résztvevők: a téma specialistái, szakemberei, munkatársak, partnerek, üzletfelek, állami szervezetek, közszervezetek, széles szakmai közönség
- Direkt, célzott meghívás, postai úton, felhívás e-mailen, interneten
- Regisztráció, részvételi díj, szállásfoglalások, kiegészítő programok kapcsolódnak hozzá
- Tudományos konferenciákat 8-9 hónappal előbb kezdjük el szervezni, létszáma 100-500 fő
- Sajtótájékoztatók szervezési ideje 2-5 hét, létszáma 10 és 150 fő
Kiállítások:
- Szervezési ideje több hónap – 1 év.
- Kapcsolódó rendezvények, programok kísérhetik
- Rendkívül költségesek, több millió Ft befektetést is igényelhetnek.
- Meg kell határozni a rendezvény célját, címét, nevét, mottóját.
- Meg kell határozni a kiállítás témaköreit.
- Ki kell választani és felkérik a szakmai védnököket, megnyitó személyt.
- Fel kell mérni a szükséges technikát, helyszínt.
- Össze kell állítani a szakmai programokat.
- Kurátor/rendezvényszervező feladatai:
- Az egész kiállítás megszervezése, a zavartalan lefolyás biztosítása.
- Kiválasztja és egyezteti a megfelelő időpontot
- Kialakítja a rendezvény jellegét, imázsát.
- Megfelelő nagyságú, költség, felszereltségű, megközelíthető helyszínt kell találnia.
- Biztosítania kell a műszaki berendezéseket, közüzemi és egyéb szolgáltatásokat.
- Ügyel a nyomdai munkák előkészítésére, a kiállítási katalógust szerkesztésére.
- Megtervezi és szervezi a kapcsolódó rendezvényeket.
- Dekoráció, kiállítási elemek tervezése és kivitelezése.
- Költségvetés elkészítése, árak meghatározása, számlázás, finanszírozás biztosítása.
- Kiállítási áruk szállítása, raktározása.
- Munkatársak irányítása, koordinálása.
- Utómunkálatok, bontás, elszállítás, visszavételezés,
- értékelés lebonyolítása.
- Munkatársak kijelölése, betanítása.
- Információs anyagok összeállítása, legyártatása.
- Lefolytatott tárgyalások, észrevételek folyamatos dokumentálása.
Nyílt rendezvények:
Fesztiválok
- A legnagyobb számú közönséget, több ezer, tízezer főt céloznak meg.
- Célja, hogy a vendég kellemes, tartós élményekkel térjen haza.
- Nyílt, szabadon látogatható, meghívás médián keresztül történik.
- Több cég fog össze, szervezése nagy szakértelmet, több hónapot igényel.
- A látogatók száma több tízezer, a költség jelentős, akár több tízmillió Ft is lehet.
Koncertek
- Kifejezetten zenei élményt kívánnak nyújtani néhány órás időtartamban.
- Szervezési ideje néhány hónap, költsége jelentős, mivel a közönség odacsalogatása miatt felkapott zenekarokat kérnek fel.
- Előzetes, széleskörű kommunikáció
A rendezvény lebonyolítása:
Tervezés
- Kreatív tervezés – élményszerű bemutatás
- Helyszín kiválasztása – alkalmasság, költségek, parkolási lehetőség
- Berendezések, bútorok – áru elhelyezése, személyek számára alkalmas bútorok
- Technikai szolgáltatások – hangtechnika, fénytechnika, kivetítők, tolmácsberendezés
- Dekoráció – egyediség, otthonosság, hangulat fokozása
- Speciális kellékek: hangtechnika, luftballon dekoratőrök és pirotechnika, nyomdai előkészületek
Lebonyolítás
- Helyszíni regisztráció (munkatársak, hostessek) (A névkártyákat praktikus ekkor egy tálba összegyűjteni.)
- A meghívó fél fogadja az érkező vendégeket, esetleg italt, falatkákat kínálnak.
- Meghívó jelenlévő legmagasabb beosztású képviselője köszönti a vendégeket, röviden, közvetítve a rendezvény célját..
- Műsor: köszöntés és hivatalos ceremóniák után, mindig a rendezvényhez illő tematikában és színvonalon.
- Fogadás: állófogadás vagy ültetéses ebédvacsora
- Vendégek távozása (amennyiben mód van rá illik személyesen kell elköszönni a távozó vendégektől; kisebb ajándékot ekkor szokás átadni)
Értékelés
A rendezvény értékelése (sikerességi elemzés, pénzügyi elemzés, tapasztalatok jövőbeni hasznosítása)
Gyakorlati tanácsok:
Mikor sikeres a rendezvény?
Sokan eljönnek, a vendégek jól érzik magukat, sokáig maradnak, hosszantartó benyomás kelt a látogatókban.
A meghívó
A meghívó a rendezvény tükre, előhírnöke. A jó meghívó személyre szabott, figyelemfelkeltő, tartalmazza az alkalmat, a meghívó személyét, mikorra és hova hívják, a parkolási lehetőséget, a visszajelzési lehetőségeket, az ajánlott öltözéket.
- Rendezvény nevének, arculatának meghatározása.
- Médiaterv meghívásra, folyamatos tudósításra.
- Információs táblák, parkolás, közlekedés megszervezése.
- Rakodó, tisztító személyzet, szükséges ellátás biztosítása.
- Biztonsági szolgálat szerződtetése.
- VIP vendégek kiemelt kezelése.
- Saját eszközök átvizsgálása, szükség esetén javítása.
- Költségvetés elkészítése, előre nem látható költségek fedezetének megteremtése.
- Költségességük miatt jellemző a szponzorálás.
Mire ügyeljünk a sajtótájékoztató szervezésekor?
- A meghívottak köre jóval szélesebb, mint a részvevőké ezért fontos tudnunk, hogy kik jönnek el.
- Telefonon erősítsük meg a meghívást és kérjünk visszajelzést.
- Sajtótájékoztatót a délelőtti órákban tartsunk és készítsük el a sajtótájékoztató forgatókönyvét.
- A tájékoztatón max. 3 személy beszéljen, egyenként 6-8 percnél nem többet.
- A szóban közölteket egészítsük ki írásos háttéranyaggal.
- Tartsuk számon a megjelenteket, vezessünk jelenléti ívet.
Reklámkampány megszervezése
Interneten keresztül:
- E-mail címek összegyűjtése
- A tervezett brosúrák és jelentkezési lapok internetes változatának elkészítése
Hagyományos médián keresztül:
- Magyar és idegen nyelvű brosúra szövegtervezetének elkészítése, ellenőrzése, elkészítése, jóváhagyása, nyomdai kivitelezése, kiküldése
Rendezvénymarketing elemei
4 P
PRODUCT —– TERMÉK (pl. programok, szolgáltatások) A marketing legalapvetőbb eszköze maga a termék, amely a piacon a cég kínálatát testesíti meg, beleértve a termék minőségével, tervezésével, sajátosságaival, márkájával, csomagolásával kapcsolatos üzletpolitikát is.
PRICE — ÁR (pl. belépő, étel, ital árak) Az ár jelenti azt a pénzösszeget, amit a vevő a termékért fizet.
PLACE — Értékesítési HELY (pl. jegyárusítás) A hely azokkal a vállalati tevékenységekkel kapcsolatos, amelyek könnyen elérhetővé teszik a célpiacok vevőinek a termékeket.
PROMOTION — Kommunikációs politika, PROMÓCIÓ (pl. plakátolás, meghívás). A promóció azokat a tevékenységeket foglalja magába, amelyeket a vállalat a termékek előnyeinek megismertetéséért és a célpiacon történő promóciójáért végez.
További 4 P
- PEOPLE — Emberek
- PACKAGING— Szolgáltatás összeállítás
- PROGRAMMING — Szervezés
- PARTNERSHIP — Kapcsolattartás
Fontos kérdések
- A piaci helyzet elemzése
- Van-e kereslet a rendezvény iránt?
- Van-e célközönség, akiket definiálni lehet számuk, életkoruk, képzettségük, bevételük, stb. alapján?
- Van-e hasonló rendezvény, amely a mi közönségünket célozza meg?
- Van-e saját rendezvényhelyszín? Milyen a helyszín infrastruktúrája?
- Milyen a vonzáskörzete és a befogadóképessége?
- Mik a minőségi céljai a rendezvénynek?
- Mit tudunk a célközönségnek és a régiónak nyújtani?
- Mennyibe kerülnek a hasonló rendezvények?
- Milyen ár felel meg a nyújtott programoknak és az infrastruktúrának?
- Belépőjegyes legyen-e a rendezvény és ha igen milyen árkategóriák legyenek?
- A jegyértékesítési partnerek kiválasztása Pl. ügynökségeken, postán, médián, Interneten keresztül.
- Helyszíni jegyárusítás lesz-e?
- Részt kívánunk-e venni valamilyen bérletes, vagy csomagjegy rendszerben?
- A reklámon keresztül tudjuk elérni, tájékoztatni a rendezvény meghatározott célközönségét.
- Rendezvényeknél meghatározó a plakát, a rádió-és televízió-reklám, újsághirdetés és az Internet.
- A PR-tevékenység információkat szolgáltat a rendezvényről, ezzel indirekt formában reklámozva azt.