4. Rendezvényszervezés

Mi a rendezvény?

Rendezvény: szervezett közösségen belül rendezett összejövetel; alkalmi, széles körű gyűlés; időszakos összejövetel előre szervezett formában. Alapvető kérdései:

  • Milyen témában?
  • Milyen alkalomból?
  • Milyen céllal?
  • Mikor?
  • Hány főre tervezzük?
  • Hol rendezzük?
  • Mennyibe kerüljön?

Mi a rendezvényszervezés?

Rendezvényszervezés: előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magában foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.

Rendezvények típusai:

  • Megaevent – Nagy rendezvény, melynek hatása az egész világra kiterjed (pl. Olimpia)
  • Rendezvénysorozat – Több önállóan megrendezésre kerülő esemény, amelyek valamilyen azonos téma köré szerveződnek (pl. múzeumok majálisa), cél a hagyomány teremtése – azonos helyen, időszakban, némileg változó tartalommal
  • Üzleti szféra rendezvényei (reprezentációs rendezvények, konferenciák, bemutató típusú üzleti rendezvények, nyílt fogyasztói rendezvények, csapatépítő rendezvények, továbbképzések)  
  • Magánszemélyek privát rendezvényei
  • Állami események
  • Tudományos események 
  • Kulturális-, sport-és idegenforgalmi rendezvények

Rendezvények a múzeumokban (az intézmény szervezésében):

Célcsoportok szerinti bontásban:

  • látogatóknak szóló rendezvények (pl. Múzeumok Éjszakája, kiállításokhoz kapcsolódó programok stb.)
  • szakmai rendezvények (tudományos konferenciák)

Konferenciák:

  • Egy intézmény/cég megbízásából létrejövő esemény, célja az információátadás előadásokon keresztül, kiegészítő programokkal (workshop, kirándulások)
  • Résztvevők: a téma specialistái, szakemberei, munkatársak, partnerek, üzletfelek, állami szervezetek, közszervezetek, széles szakmai közönség
  • Direkt, célzott meghívás, postai úton, felhívás e-mailen, interneten
  • Regisztráció, részvételi díj, szállásfoglalások, kiegészítő programok kapcsolódnak hozzá
  • Tudományos konferenciákat 8-9 hónappal előbb kezdjük el szervezni, létszáma 100-500 fő
  • Sajtótájékoztatók szervezési ideje 2-5 hét, létszáma 10 és 150 fő

Kiállítások:

  • Szervezési ideje több hónap – 1 év.
  • Kapcsolódó rendezvények, programok kísérhetik
  • Rendkívül költségesek, több millió Ft befektetést is igényelhetnek.
  • Meg kell határozni a rendezvény célját, címét, nevét, mottóját.
  • Meg kell határozni a kiállítás témaköreit.
  • Ki kell választani és felkérik a szakmai védnököket, megnyitó személyt.
  • Fel kell mérni a szükséges technikát, helyszínt.
  • Össze kell állítani a szakmai programokat.
  • Kurátor/rendezvényszervező feladatai:
  • Az egész kiállítás megszervezése, a zavartalan lefolyás biztosítása.
  • Kiválasztja és egyezteti a megfelelő időpontot
  • Kialakítja a rendezvény jellegét, imázsát.
  • Megfelelő nagyságú, költség, felszereltségű, megközelíthető helyszínt kell találnia.
  • Biztosítania kell a műszaki berendezéseket, közüzemi és egyéb szolgáltatásokat.
  • Ügyel a nyomdai munkák előkészítésére, a kiállítási katalógust szerkesztésére.
  • Megtervezi és szervezi a kapcsolódó rendezvényeket.
  • Dekoráció, kiállítási elemek tervezése és kivitelezése.
  • Költségvetés elkészítése, árak meghatározása, számlázás, finanszírozás biztosítása.
  • Kiállítási áruk szállítása, raktározása. 
  • Munkatársak irányítása, koordinálása.
  • Utómunkálatok, bontás, elszállítás, visszavételezés,
  • értékelés lebonyolítása.
  • Munkatársak kijelölése, betanítása.
  • Információs anyagok összeállítása, legyártatása.
  • Lefolytatott tárgyalások, észrevételek folyamatos dokumentálása.

Nyílt rendezvények:

Fesztiválok

  • A legnagyobb számú közönséget, több ezer, tízezer főt céloznak meg.
  • Célja, hogy a vendég kellemes, tartós élményekkel térjen haza.
  • Nyílt, szabadon látogatható, meghívás médián keresztül történik.
  • Több cég fog össze, szervezése nagy szakértelmet, több hónapot igényel.
  • A látogatók száma több tízezer, a költség jelentős, akár több tízmillió Ft is lehet.

Koncertek

  • Kifejezetten zenei élményt kívánnak nyújtani néhány órás időtartamban.
  • Szervezési ideje néhány hónap, költsége jelentős, mivel a közönség odacsalogatása miatt felkapott zenekarokat kérnek fel.
  • Előzetes, széleskörű kommunikáció

A rendezvény lebonyolítása:

Tervezés

  •  Kreatív tervezés – élményszerű bemutatás
  • Helyszín kiválasztása – alkalmasság, költségek, parkolási lehetőség
  • Berendezések, bútorok – áru elhelyezése, személyek számára alkalmas bútorok
  • Technikai szolgáltatások – hangtechnika, fénytechnika, kivetítők, tolmácsberendezés
  • Dekoráció – egyediség, otthonosság, hangulat fokozása
  • Speciális kellékek: hangtechnika, luftballon dekoratőrök és pirotechnika, nyomdai előkészületek

Lebonyolítás

  • Helyszíni regisztráció (munkatársak, hostessek) (A névkártyákat praktikus ekkor egy tálba összegyűjteni.)
  • A meghívó fél fogadja az érkező vendégeket, esetleg italt, falatkákat kínálnak.
  • Meghívó jelenlévő legmagasabb beosztású képviselője köszönti a vendégeket, röviden, közvetítve a rendezvény célját..
  • Műsor: köszöntés és hivatalos ceremóniák után, mindig a rendezvényhez illő tematikában és színvonalon.
  • Fogadás: állófogadás vagy ültetéses ebédvacsora
  • Vendégek távozása (amennyiben mód van rá illik személyesen kell elköszönni a távozó vendégektől; kisebb ajándékot ekkor szokás átadni)

Értékelés

 A rendezvény értékelése (sikerességi elemzés, pénzügyi elemzés, tapasztalatok jövőbeni hasznosítása)

Gyakorlati tanácsok:

Mikor sikeres a rendezvény?

Sokan eljönnek, a vendégek jól érzik magukat, sokáig maradnak, hosszantartó benyomás kelt a látogatókban.

 A meghívó

A meghívó a rendezvény tükre, előhírnöke. A jó meghívó személyre szabott, figyelemfelkeltő, tartalmazza az alkalmat, a meghívó személyét, mikorra és hova hívják, a parkolási lehetőséget, a visszajelzési lehetőségeket, az ajánlott öltözéket.

  • Rendezvény nevének, arculatának meghatározása.
  • Médiaterv meghívásra, folyamatos tudósításra.
  • Információs táblák, parkolás, közlekedés megszervezése.
  • Rakodó, tisztító személyzet, szükséges ellátás biztosítása.
  • Biztonsági szolgálat szerződtetése.
  • VIP vendégek kiemelt kezelése.
  • Saját eszközök átvizsgálása, szükség esetén javítása.
  • Költségvetés elkészítése, előre nem látható költségek fedezetének megteremtése.
  • Költségességük miatt jellemző a szponzorálás.

Mire ügyeljünk a sajtótájékoztató szervezésekor?

  • A meghívottak köre jóval szélesebb, mint a részvevőké ezért fontos tudnunk, hogy kik jönnek el.
  • Telefonon erősítsük meg a meghívást és kérjünk visszajelzést.
  • Sajtótájékoztatót a délelőtti órákban tartsunk és készítsük el a sajtótájékoztató forgatókönyvét.
  • A tájékoztatón max. 3 személy beszéljen, egyenként 6-8 percnél nem többet.
  • A szóban közölteket egészítsük ki írásos háttéranyaggal.
  • Tartsuk számon a megjelenteket, vezessünk jelenléti ívet.

Reklámkampány megszervezése

Interneten keresztül:

  • E-mail címek összegyűjtése
  • A tervezett brosúrák és jelentkezési lapok internetes változatának elkészítése

Hagyományos médián keresztül:

  • Magyar és idegen nyelvű brosúra szövegtervezetének elkészítése, ellenőrzése, elkészítése, jóváhagyása, nyomdai kivitelezése, kiküldése

Rendezvénymarketing elemei

4 P

PRODUCT —– TERMÉK (pl. programok, szolgáltatások) A marketing legalapvetőbb eszköze maga a termék, amely a piacon a cég kínálatát testesíti meg, beleértve a termék minőségével, tervezésével, sajátosságaival, márkájával, csomagolásával kapcsolatos üzletpolitikát is.

PRICE — ÁR (pl. belépő, étel, ital árak) Az ár jelenti azt a pénzösszeget, amit a vevő a termékért fizet.

PLACE — Értékesítési HELY (pl. jegyárusítás) A hely azokkal a vállalati tevékenységekkel kapcsolatos, amelyek könnyen elérhetővé teszik a célpiacok vevőinek a termékeket.

PROMOTION — Kommunikációs politika, PROMÓCIÓ (pl. plakátolás, meghívás). A promóció azokat a tevékenységeket foglalja magába, amelyeket a vállalat a termékek előnyeinek megismertetéséért és a célpiacon történő promóciójáért végez.

További 4 P

  • PEOPLE — Emberek
  • PACKAGING— Szolgáltatás összeállítás
  • PROGRAMMING — Szervezés
  • PARTNERSHIP — Kapcsolattartás

Fontos kérdések

  • A piaci helyzet elemzése
  • Van-e kereslet a rendezvény iránt?
  • Van-e célközönség, akiket definiálni lehet számuk, életkoruk, képzettségük, bevételük, stb. alapján?
  • Van-e hasonló rendezvény, amely a mi közönségünket célozza meg?
  • Van-e saját rendezvényhelyszín? Milyen a helyszín infrastruktúrája?
  • Milyen a vonzáskörzete és a befogadóképessége?
  • Mik a minőségi céljai a rendezvénynek?
  • Mit tudunk a célközönségnek és a régiónak nyújtani?
  • Mennyibe kerülnek a hasonló rendezvények? 
  • Milyen ár felel meg a nyújtott programoknak és az infrastruktúrának?
  • Belépőjegyes legyen-e a rendezvény és ha igen milyen árkategóriák legyenek?
  • A jegyértékesítési partnerek kiválasztása Pl. ügynökségeken, postán, médián, Interneten keresztül.
  • Helyszíni jegyárusítás lesz-e?
  • Részt kívánunk-e venni valamilyen bérletes, vagy csomagjegy rendszerben?
  • A reklámon keresztül tudjuk elérni, tájékoztatni a rendezvény meghatározott célközönségét.
  • Rendezvényeknél meghatározó a plakát, a rádió-és televízió-reklám, újsághirdetés és az Internet.
  • A PR-tevékenység információkat szolgáltat a rendezvényről, ezzel indirekt formában reklámozva azt. 

Kapcsolat

MNM OMMIK

1053 Budapest
Magyar u. 40.
Telefon: 06-1-327-7700/598
E-mail: ommik@hnm.hu
Web: ommik.hu

Kapcsolat

Magyar Nemzeti Múzeum

1088 Budapest
Múzeum krt. 14-16.
Telefon: 06-1-327-7749
E-mail: info@hnm.hu
Web: www.hnm.hu