4. Rendezvényszervezés

Mi a rendezvény?

Rendezvény: szervezett közösségen belül rendezett összejövetel; alkalmi, széles körű gyűlés; időszakos összejövetel előre szervezett formában. Alapvető kérdései:

• Milyen témában?
• Milyen alkalomból?
• Milyen céllal?
• Mikor?
• Hány főre tervezzük?
• Hol rendezzük?
• Mennyibe kerüljön?

Mi a rendezvényszervezés?

Rendezvényszervezés: előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magában foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.

Rendezvények típusai:

• Megaevent – Nagy rendezvény, melynek hatása az egész világra kiterjed (pl. Olimpia)
• Rendezvénysorozat – Több önállóan megrendezésre kerülő esemény, amelyek valamilyen azonos téma köré szerveződnek (pl. múzeumok majálisa), cél a hagyomány teremtése – azonos helyen, időszakban, némileg változó tartalommal
• Üzleti szféra rendezvényei (reprezentációs rendezvények, konferenciák, bemutató típusú üzleti rendezvények, nyílt fogyasztói rendezvények, csapatépítő rendezvények, továbbképzések)  
• Magánszemélyek privát rendezvényei
• Állami események
• Tudományos események 
• Kulturális-, sport-és idegenforgalmi rendezvények

Rendezvények a múzeumokban (az intézmény szervezésében):

Célcsoportok szerinti bontásban:

• látogatóknak szóló rendezvények (pl. Múzeumok Éjszakája, kiállításokhoz kapcsolódó programok stb.)
• szakmai rendezvények (tudományos konferenciák)

Konferenciák:

• Egy intézmény/cég megbízásából létrejövő esemény, célja az információátadás előadásokon keresztül, kiegészítő programokkal (workshop, kirándulások)
• Résztvevők: a téma specialistái, szakemberei, munkatársak, partnerek, üzletfelek, állami szervezetek, közszervezetek, széles szakmai közönség
• Direkt, célzott meghívás, postai úton, felhívás e-mailen, interneten
• Regisztráció, részvételi díj, szállásfoglalások, kiegészítő programok kapcsolódnak hozzá
• Tudományos konferenciákat 8-9 hónappal előbb kezdjük el szervezni, létszáma 100-500 fő
• Sajtótájékoztatók szervezési ideje 2-5 hét, létszáma 10 és 150 fő

Kiállítások:

• Szervezési ideje több hónap – 1 év.
• Kapcsolódó rendezvények, programok kísérhetik
• Rendkívül költségesek, több millió Ft befektetést is igényelhetnek.
• Meg kell határozni a rendezvény célját, címét, nevét, mottóját.
• Meg kell határozni a kiállítás témaköreit.
• Ki kell választani és felkérik a szakmai védnököket, megnyitó személyt.
• Fel kell mérni a szükséges technikát, helyszínt.
• Össze kell állítani a szakmai programokat.
• Kurátor/rendezvényszervező feladatai:
• Az egész kiállítás megszervezése, a zavartalan lefolyás biztosítása.
• Kiválasztja és egyezteti a megfelelő időpontot
• Kialakítja a rendezvény jellegét, imázsát.
• Megfelelő nagyságú, költség, felszereltségű, megközelíthető helyszínt kell találnia.
• Biztosítania kell a műszaki berendezéseket, közüzemi és egyéb szolgáltatásokat.
• Ügyel a nyomdai munkák előkészítésére, a kiállítási katalógust szerkesztésére.
• Megtervezi és szervezi a kapcsolódó rendezvényeket.
• Dekoráció, kiállítási elemek tervezése és kivitelezése.
• Költségvetés elkészítése, árak meghatározása, számlázás, finanszírozás biztosítása.
• Kiállítási áruk szállítása, raktározása. 
• Munkatársak irányítása, koordinálása.
• Utómunkálatok, bontás, elszállítás, visszavételezés,
• értékelés lebonyolítása.
• Munkatársak kijelölése, betanítása.
• Információs anyagok összeállítása, legyártatása.
• Lefolytatott tárgyalások, észrevételek folyamatos dokumentálása.

Nyílt rendezvények:

Fesztiválok

• A legnagyobb számú közönséget, több ezer, tízezer főt céloznak meg.
• Célja, hogy a vendég kellemes, tartós élményekkel térjen haza.
• Nyílt, szabadon látogatható, meghívás médián keresztül történik.
• Több cég fog össze, szervezése nagy szakértelmet, több hónapot igényel.
• A látogatók száma több tízezer, a költség jelentős, akár több tízmillió Ft is lehet.

Koncertek

• Kifejezetten zenei élményt kívánnak nyújtani néhány órás időtartamban.
• Szervezési ideje néhány hónap, költsége jelentős, mivel a közönség odacsalogatása miatt felkapott zenekarokat kérnek fel.
• Előzetes, széleskörű kommunikáció

A rendezvény lebonyolítása:

Tervezés

•  Kreatív tervezés – élményszerű bemutatás
• Helyszín kiválasztása – alkalmasság, költségek, parkolási lehetőség
• Berendezések, bútorok – áru elhelyezése, személyek számára alkalmas bútorok
• Technikai szolgáltatások – hangtechnika, fénytechnika, kivetítők, tolmácsberendezés
• Dekoráció – egyediség, otthonosság, hangulat fokozása
• Speciális kellékek: hangtechnika, luftballon dekoratőrök és pirotechnika, nyomdai előkészületek

Lebonyolítás

• Helyszíni regisztráció (munkatársak, hostessek) (A névkártyákat praktikus ekkor egy tálba összegyűjteni.)
• A meghívó fél fogadja az érkező vendégeket, esetleg italt, falatkákat kínálnak.
• Meghívó jelenlévő legmagasabb beosztású képviselője köszönti a vendégeket, röviden, közvetítve a rendezvény célját..
• Műsor: köszöntés és hivatalos ceremóniák után, mindig a rendezvényhez illő tematikában és színvonalon.
• Fogadás: állófogadás vagy ültetéses ebédvacsora
• Vendégek távozása (amennyiben mód van rá illik személyesen kell elköszönni a távozó vendégektől; kisebb ajándékot ekkor szokás átadni)

Értékelés

 A rendezvény értékelése (sikerességi elemzés, pénzügyi elemzés, tapasztalatok jövőbeni hasznosítása)

Gyakorlati tanácsok:

Mikor sikeres a rendezvény?

Sokan eljönnek, a vendégek jól érzik magukat, sokáig maradnak, hosszantartó benyomás kelt a látogatókban.

 A meghívó

A meghívó a rendezvény tükre, előhírnöke. A jó meghívó személyre szabott, figyelemfelkeltő, tartalmazza az alkalmat, a meghívó személyét, mikorra és hova hívják, a parkolási lehetőséget, a visszajelzési lehetőségeket, az ajánlott öltözéket.

• Rendezvény nevének, arculatának meghatározása.
• Médiaterv meghívásra, folyamatos tudósításra.
• Információs táblák, parkolás, közlekedés megszervezése.
• Rakodó, tisztító személyzet, szükséges ellátás biztosítása.
• Biztonsági szolgálat szerződtetése.
• VIP vendégek kiemelt kezelése.
• Saját eszközök átvizsgálása, szükség esetén javítása.
• Költségvetés elkészítése, előre nem látható költségek fedezetének megteremtése.
• Költségességük miatt jellemző a szponzorálás.

Mire ügyeljünk a sajtótájékoztató szervezésekor?

• A meghívottak köre jóval szélesebb, mint a részvevőké ezért fontos tudnunk, hogy kik jönnek el.
• Telefonon erősítsük meg a meghívást és kérjünk visszajelzést.
• Sajtótájékoztatót a délelőtti órákban tartsunk és készítsük el a sajtótájékoztató forgatókönyvét.
• A tájékoztatón max. 3 személy beszéljen, egyenként 6-8 percnél nem többet.
• A szóban közölteket egészítsük ki írásos háttéranyaggal.
• Tartsuk számon a megjelenteket, vezessünk jelenléti ívet.

Reklámkampány megszervezése

Interneten keresztül:

• E-mail címek összegyűjtése
• A tervezett brosúrák és jelentkezési lapok internetes változatának elkészítése

Hagyományos médián keresztül:

• Magyar és idegen nyelvű brosúra szövegtervezetének elkészítése, ellenőrzése, elkészítése, jóváhagyása, nyomdai kivitelezése, kiküldése

Rendezvénymarketing elemei

4 P

PRODUCT —– TERMÉK (pl. programok, szolgáltatások) A marketing legalapvetőbb eszköze maga a termék, amely a piacon a cég kínálatát testesíti meg, beleértve a termék minőségével, tervezésével, sajátosságaival, márkájával, csomagolásával kapcsolatos üzletpolitikát is.

PRICE — ÁR (pl. belépő, étel, ital árak) Az ár jelenti azt a pénzösszeget, amit a vevő a termékért fizet.

PLACE — Értékesítési HELY (pl. jegyárusítás) A hely azokkal a vállalati tevékenységekkel kapcsolatos, amelyek könnyen elérhetővé teszik a célpiacok vevőinek a termékeket.

PROMOTION — Kommunikációs politika, PROMÓCIÓ (pl. plakátolás, meghívás). A promóció azokat a tevékenységeket foglalja magába, amelyeket a vállalat a termékek előnyeinek megismertetéséért és a célpiacon történő promóciójáért végez.

További 4 P

• PEOPLE — Emberek
• PACKAGING— Szolgáltatás összeállítás
• PROGRAMMING — Szervezés
• PARTNERSHIP — Kapcsolattartás

Fontos kérdések

• A piaci helyzet elemzése
• Van-e kereslet a rendezvény iránt?
• Van-e célközönség, akiket definiálni lehet számuk, életkoruk, képzettségük, bevételük, stb. alapján?
• Van-e hasonló rendezvény, amely a mi közönségünket célozza meg?
• Van-e saját rendezvényhelyszín? Milyen a helyszín infrastruktúrája?
• Milyen a vonzáskörzete és a befogadóképessége?
• Mik a minőségi céljai a rendezvénynek?
• Mit tudunk a célközönségnek és a régiónak nyújtani?
• Mennyibe kerülnek a hasonló rendezvények? 
• Milyen ár felel meg a nyújtott programoknak és az infrastruktúrának?
• Belépőjegyes legyen-e a rendezvény és ha igen milyen árkategóriák legyenek?
• A jegyértékesítési partnerek kiválasztása Pl. ügynökségeken, postán, médián, Interneten keresztül.
• Helyszíni jegyárusítás lesz-e?
• Részt kívánunk-e venni valamilyen bérletes, vagy csomagjegy rendszerben?
• A reklámon keresztül tudjuk elérni, tájékoztatni a rendezvény meghatározott célközönségét.
• Rendezvényeknél meghatározó a plakát, a rádió-és televízió-reklám, újsághirdetés és az Internet.
• A PR-tevékenység információkat szolgáltat a rendezvényről, ezzel indirekt formában reklámozva azt.