1. Mi a projekt?

A projekt kifejezés a latin „proiectum” szóból ered, melynek jelentése „előre helyezett dolog”, az eredeti jelentés tehát magában foglalja a tervezést és a jövőre irányuló cselekvést egyaránt. A szakirodalom többféle szempontból fogalmazza meg projekt definícióját: minden meghatározás a projektek lényegét próbálja megragadni, melyek szerint

„A projektek időben behatárolt, gyakorlati vonatkozású,vagy absztrakt tervek, melyek méretük,bonyolultságuk, újdonságtartalmuk és jelentőségük következtében a menedzsment rutinszerű megoldási metódusaival nem oldhatóak meg kielégítően.” 

„A projekt egy olyan egyszeri, komplex tevékenységfolyamat, amelynek végeredménye – definiált célja – előre meghatározott műszaki paraméterekkel leírható olyan, önmagában működőképes létesítmény, amelynek megvalósítása időben és pénzértékben is egyaránt meghatározott.” 

„A projekt konkrét, általában egy meghatározott költségvetési és időkereten belül elérendő cél megvalósítására ideiglenes jelleggel összeválogatott emberek és egyéb erőforrások csoportja.” 

„Egyszeri, egyszer előforduló (nem ismétlődő), nagyobb, igényes és komplex problematikák, amelyek nagyobb tervezési ráfordítást, speciális szakismereteket és esetenként különleges tervezési eljárásokat tesznek szükségessé.” 

A múzeumi projektekre igazak a projektek ismérvei, mi szerint:

1. Egyszeri, nem ismétlődő: minden kiállítás, program, feltárás stb. egyedi, különböznek egymástól a helyszínben, időben, struktúrában, bonyolultságban, a projektvezető (pl. kurátor) személyében stb.
2. Összetett, komplex feladat: a kiállításokhoz pl. kapcsolódnak előkészítő, tervezési munkálatok, megvalósítási, lebonyolítási-, valamint dokumentációs munkálatok (kiállítás építése, üzemeltetése, bontása, a kiállításhoz kapcsolódó programok, események, marketingfeladatok stb) 
3. Egyértelműen, világosan meghatározott célja (célrendszere) van: múzeumi alapfeladatok (gyűjtés-megőrzés-feldolgozás-bemutatás) világos célrendszerén belül határozza meg a  konkrét feladatokat
4. Adott költségvetési és időkerete van: minden kiállítás, kiadvány, program stb költsége előre kalkulált, időben előre tervezett
5. Hozzárendelt erőforrásai vannak: a megvalósításhoz szükséges infrastruktúra, eszközök, humán erőforrás igény
6. Meghatározó a feladat mérete, bonyolultsága, jelentősége: a projekt tervezésének, megvalósításának és ellenőrzésének folyamatát ezek szempontok határozzák meg
7. Meghatározott kezdő és befejezési időpontja van (a projekt csak ideiglenesen létezik): pl. a kiállítások, rendezvények, meghatározott időpontokra készülnek el és meghatározott időpontig tartanak (nyitva). A megelőző régészeti feltárásokra kötött szerződések szabályozzák a teljesítések időpontját.

A projekt munkavégzésben dominál tehát a tervszerűség, a tervezettség, az egyéni képességek, szakértelem és technikák, a csoportos aktivitások (team munka) egyaránt.

A projekt meghatározói

• Saját (átmeneti) szervezeti háttér jellemzi
• Nem ciklikus tevékenység. A feladatok (munkák) nagyon precíz, a megvalósítás körülményeitől függő, sorrendiség –és szervezési optimalizálás mentén valósulhatnak meg
• Folyamatában jól meghatározható, fel nem cserélhető, nélkülözhetetlen lépései vannak
• Van előélete, előtörténete, kapcsolódik korábbi, szervezeti működésünkhöz; és lesznek utóhatásai a szervezet és környezetének életére
• Számol a projekt során fellépő kockázatokkal
• Pontosan meghatározott célok (eredmények) elérésére megadott idő alatt, adott költségkeret mellett s meghatározott minőségben vállalkozás
• Időtartamai: rövid (1 év), közepes (1-2 év), hosszú (>2-5 év) lehet

Mikor indítsunk projektet?

Ha a probléma, a feladat, amelyet meg akarunk oldani:

• a szervezet küldetéséből, stratégájából következik, vagy
• a működési folyamatokat végrehajtók igénylik
• szervesen illeszkedik szervezetünk céljaihoz, jogszabály írja elő, ilyen feladatok elvégzésére szerveződtünk
• sikeres lebonyolítása nem rutin jellegű, össze kell hangolni a különböző tudásokat és az emberek erőforrásait
• egyetlen személy által nem végezhető el. Az olyan „projekt”, ahol egy személy is elegendő a sikeres lebonyolításhoz, nem nevezhető projektnek, de a munkavégzésben projektszerű elemek (tervezés, szakértői munka, értékelés stb.) lehetnek
• sikerrel befejezhető
• látható befejezésének ideje (maximum 3-5 év)