2. Projektmenedzsment

A projektmenedzsment egyrészt

• „a projektek lebonyolítására szolgáló vezetési feladatok, szervezetek, technikák és eszközök összessége, másrészt 
• olyan projekttervezési és megvalósítási vezetési eljárás és elv, amelyet alkalmazkodóképesség, átütőerő, innovációs képesség és kreativitás jellemez. Komplex problematikák esetében, amikor a megoldás célorientált és átfogó szemléleti módot, valamint optimalizálást követel meg, ha részterületeket kell koordinálni.” (Aggteleky és Bajna)

A projektmenedzsment feladata, hogy megszervezze és optimalizálja a projekt hatékony és eredményes végrehajtásához szükséges erőforrásokat, miközben a legkülönbözőbb vezetési elveket, módszereket, technikákat kell egy rendszerbe integrálnia.

A projektcélok „mágikus háromszöge”

Eredménycélok (mennyiségi és minőség)
Határidő	Költség

A projekt szempontjából mindig elsődleges a „mágikus háromszög” betartása. A háromszög egyes pontjainak módosítása a háromszög többi pontjában is módosítást eredményez, melyet szem előtt kell tartani. (pl. az eredménycélok emelése költségnövekedést és/vagy határidő módosítást okoz).

A projektet nem érdemes egyik részterülethez sem jobban kötni, mint a másikhoz, az egyensúlyt fent kell tartani annak érdekében, hogy egyik részterület érdeke se érvényesüljön túlzottan, ne legyen elhajlás a projektben (túlzott precizitás, túlzott minőség-ellenőrzés, túlzott marketing stb.). A jó projektmenedzser integrált szemléletű, vállalja a részterületekkel olykor adódó konfliktusokat és azok hatékony kezelését is.

A projektmenedzsment tevékenységét az alábbi lépések jellemzik:

• szakmai célok meghatározása;
• a projekt megtervezése;
• a projekt-team összeállítása a végrehajtáshoz szükséges szakértelemmel;
• a működéshez szükséges változások menedzselése;
• a megvalósítás irányítása és ellenőrzése, hogy a projekt a költség- és időhatárokon belül maradva záruljon

A projektmenedzsment is véges élettartamú: az erőforrások rendelkezésre bocsátására vonatkozó döntéssel kezdődik, és a kívánt eredmény elérésével véget is ér.

Projekt folyamata

		Minőségmenedzsment
START
Előkészítés		Projekt meghatározása
			Projekt tervezése
				Projekt megvalósítása
					Projektdokumentáció /átadás
			Projektkontroll
BEFEJEZÉS
		Projekt kontrolling

Projektmenedzser

A projektmenedzser egyénileg felelős a projekt mindennapi irányításért. Irányítja a projektcsapatot, megfelelő jogosultsággal, felelőséggel rendelkezik a projekt irányításában, azért, hogy elérje a kitűzött projekt célokat a projektmenedzsment eszközein keresztül.

A projektmenedzser:

• legyen erős, de elfogadott személyiség, jó tárgyalási készséggel és diplomáciai érzékkel;
• bizonyítottan magas szakmai kvalitás jellemezze a projekttevékenységek legalább egy ágazatában;
• szakismeretén kívül képes legyen más területek elfogadására, összefüggésekben legyen képes gondolkodni;
• legyen érdekelt a projekt sikeres befejezésében.
• a pénzügyi folyamatok, szerződési jog ismerete, vállalkozói dinamizmus jellemezze.

Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának vezetése, irányítása, szervezése. Koordinálja és integrálja a teendőket, motiválja a csapattagokat, kezeli az ügyfeleket, kommunikál a résztvevőkkel, prezentálja a projekt előrehaladását.

Felelős a projekt elszámolhatóságáért, a projekt időbeni megvalósulásáért a jóváhagyott költségkeretek között, a további egyéb kritériumok figyelembevételével, valamint a kulcsfontosságú paraméterek mellett.

A múzeumok esetében a szervezetből kiválasztott projektmenedzserek (pl. kiállítási kurátorok) szakmai ismeretei sokszor erősebbek, mint a tervezési, szervezési, humán menedzseri és ellenőrzési készségeik, így ez utóbbi kompetenciák tudatos fejlesztése elengethetetlen a sikeres projektek megvalósításához.

A projektmenedzser kapcsolatrendszere:

A projektmenedzser kapcsolatban van a múzeum vezetésével, akiknek jelentésekkel, beszámolókkal tartozik, és ahonnan meríti a projekt lebonyolításának menetét, képviseli az intézmény stratégiai irányvonalát. A szervezet mindig összhangban kell, hogy legyen a projekt struktúrájával, illetve fordítva, a projekt sohasem képvisel a múzeum küldetésével ellentétes dolgokat.

A projektmenedzser közvetlen munkatársai a team tagok. A projektmenedzser a kitűzött célon és határidőkön belül az ő segítségükkel végzi munkáját, koordinálja a különböző részfeladatokat. A team tagjai jelentésekkel és beszámolókkal bizonyítják, hogy a rájuk kiszabott részfeladat az ütemezésnek megfelelően és az elvárt minőségben halad.

A fentiekből következően a projektmenedzser komplex feladatának alappillére a folyamatos kommunikáció.

Projekt-team

A projekt során az érintett szakterületek és szervezeti egységek tevékenységek integrációjára is szükség van, ezért a különböző részlegektől – bizonyos esetekben a szervezeten kívülről - érkező szakemberekből álló ideiglenes szervezetet (projekt-team) hoznak létre a megvalósításra. 
A projekt-team tagjai sokszor csak részmunkaidősek, munkaidejük másik részében „hagyományos” feladataikat végzik a „normális” szervezeti kereteken belül. A projekt team középvezetői szinten ágyazódik be a szervezetbe, vezetője ideiglenesen középvezetőként funkcionál. Stratégiai jellegű vagy „nagyprojektek” esetében ez a forma nem járható, a projekt vezetőjének a felsővezetésből kell kikerülnie.

Mitől lesz sikeres egy projekt?

• Vezetés támogató szerepe. A siker záloga elsődlegesen a menedzsment elkötelezettségétől függ, ami a „megfelelő emberek biztosítása a megfelelő időben”, illetve „az időben meghozott döntések a projekt-team által ismertetett adatok alapján” kell, hogy realizálódjon.
• Megfelelő koordináció és kommunikáció a teamen belül, a team és a szervezet között, a szervezet és a külső környezet között.
• A projekt során alkalmazott módszerek technikák, szervezeti keretek minél nagyobb arányú megfelelése a projekt céljainak.
• Olyan pénzügyi mutatók, szakmai teljesítmények, határidők, amelyekkel az eredmények követhetők, mérhetők.
• A projektre irányuló figyelem, s ezzel összefüggésben a team tagjainak lelkesedése.

Mitől lesz sikertelen egy projekt?

A projekt sikertelenségének oka lehet:

• a felsővezetés elkötelezettségének, támogatásának hiánya;
• tisztázatlan és kijelöletlen hatáskörök és felelősségek;
• rossz kommunikáció;
• ha a felhasználókat/közvetlenül érintetteket nem vonják be a munkába;
• a szakmai tevékenységek ütemezésének hiányosságai;
• nem készülnek fel a tervtől való esetleges eltérések és kockázatok kezelésére,
• nem megoldott a projekt előrehaladásának mérése.