3. Projekttervezés

Egy sikeres projekt véghezviteléhez elemezni szükséges a projekt céljait, forrásait, gazdasági és társadalmi kereteit, azt a problémakört, amelynek megoldására a projekt irányul, azt a célcsoport

A projekttervek

• minden projektfeladatot definiálnak, s ezen túlmenően 
• tartalmazzák még a projektfeladatok megoldásában résztvevő szervezeti csoportok, vagy egyének hatáskörét, felelősségét és kötelezettségeit, 
• meghatározzák az egymástól függő feladatok logikai – és időbeli kapcsolódási formáit, ezáltal 
• a projekttervek egyben támogató eszközeivé is válnak a megalapozott vezetői döntéshozatalnak, a megvalósítás kontrollingjának és a projektben szerepet vállaló szervezeti szereplők közötti kommunikációnak.

Projektterv

A projekttervezés folyamata számos módon, többféle eltérő jellegzetességű fázisra osztható, melynek egyfajta lehetséges sorrendje a következő:

Tevékenységek és logikai kapcsolatuk meghatározása

Az összegyűjtött feladatokat ebben a fázisban kell időrendi/logikai kapcsolatuk szerint rendezni.

A projekttervezéshez és irányításhoz használt gyakori módszer a logikai keretmátrix, amely arra alkalmas, hogy az érdekcsoportok azonosítsák és elemezzék a problémáikat, valamint abból könnyen és világosan meghatározzák a fejlesztéseik célját, az elvégzendő tevékenységeket. Mindemellett a megvalósítás nyomon követését is segítheti.

Erőforrás-és időtervezés

Erőforrások tervezése.

Az erőforrásigény meghatározásához az alábbi lépésekre van szükség:

1. a projekthez szükséges mindenfajta szaktudás és eszköz meghatározása;
2. az egyes erőforrások felhasználási időpontjának és időtartamának meghatározása;
3. a meglévő, ezen belül a szükséges időpontra biztosítható erőforrások meghatározása;
4. a pótlólagos és a tartalék erőforrásigény meghatározása;
5. az eredeti terv szükség szerinti megváltoztatása, az erőforrások biztosítása és kihasználtságuk egyenletessé tétele érdekében.

Időtervezés

Az időterv, vagy más elnevezés alapján ütemterv a projekt tevékenységeinek időbeli megvalósulását általában grafikus alakban is megjelenítő programdokumentum.
Bizonyos határokon belül a projekt kezdési és befejezési időpontja „büntetlenül” eltolható. Csúcsidőszakokban pótlólagos erőforrásokat vehetünk igénybe. Természetesen mindkét esetben a költségek növekedésével kell számolni.

Mérföldkövek és döntési pontok rögzítése

Ennek kapcsán kell végiggondolni, melyek projektünk - már előre is látható döntési pontjai, hol kell részbeszámolót készíteni a megbízónak, melyek a források megszerzésének teljesítéshez kapcsolódó feltételei.

Költségtervezés

A projekt költségvetésének alapvető célja, hogy előre meghatározza a projekt előrehaladása során jelentkező valamennyi költségfajtát, megjelölve a kiadások időbeli ütemezését is.
A projektekkel kapcsolatban számos költségfajtával kell számolni, amelyek közül a legtipikusabbak a következők:

1. a projektben közreműködő alkalmazottak időarányos bére arra az időtartamra, amíg a projekten dolgoznak;
2. a bérek közterhei (pl. társadalombiztosítás) és egyéb olyan járulékok - többnyire a bérek egy meghatározott százaléka -, amelyek a projekten dolgozók mindegyike után felszámítandó a projekttel eltöltött munkaidejük tartamára;
3. a projekthez felhasznált anyagok költségei, amelyek különösen a létesítményi projekteknél lehetnek jelentősek (pl. építőanyagok);
4. a projektben felhasznált szerszámok, berendezések, irodaszerek stb. költsége. Ha az élettartamuk hosszabb a projektnél, akkor a költségeket arányos mértékben számoljuk el;
5. ha a projekt olyan eszközöket igényel, amelyeket bérelni szükséges, akkor a bérleti díját is szerepeltetni kell a költségvetésben;
6. a menedzsment költsége és a különböző adminisztrációs kiadások, titkársági tevé¬kenységek költsége (pl. telefon, postaköltség, beszerzések lebonyolítása, könyve¬lés). Általában a projekt összköltségének meghatározott hányada;
7. profitorientált projektek esetében a projekt eredményes befejezéséért járó „sikerdíj”, ami általában ugyancsak a teljes költség meghatározott százaléka.

Kockázatelemzés

Már a tervezésnél a projekt várható problémáit fel kell mérni, a kockázatokat elemezni, így előzetesen fel lehet készülni a váratlan nehézségekre, lehetőleg elkerülve azokat. Az adott probléma bekövetkezési valószínűségének a projektre gyakorolt hatása a kockázatelemzés.

• A kockázatelemzést a probléma bekövetkezésének valószínűségével jelezhető, amely lehet nagy, közepes vagy kicsi. A bekövetkezés hatása szintén lehet nagy, közepes vagy kicsi.
• A potenciális kockázatokra való reagálások tervezése az. ú.n. kontingencia tervezés. Ezeket a terveket tartalékterveknek nevezzük és csak a probléma bekövetkezésekor vesszük elő, a vészjelek (zászlók / flags) aktivizálják őket.
• A kockázat csökkentése olyan proaktív lépések sorozata, melyeket a potenciális probléma bekövetkezésének meggátolása érdekében teszünk, a meglévő tervek átalakításával.

Potenciális veszélyforrások lehetnek a projekt megvalósítása során:

a projekt ütemezésére vonatkozóan:	a projekt erőforrásaira vonatkozóan:
kritikus úton lévő tevékenységek	hiányzó erőforrások
optimista becslések	túl sok koordináló erőforrás
projekten kívüli tényezőktől függő tevékenységek	intézményi finanszírozási politika megváltozása
sok meglévő tevékenységgel rendelkező tevékenység	költségek megváltozása
specifikációk-követelmények megváltozása

Kommunikációs terv elkészítése

A vezetés, a környezeti szereplők és a projekttagok igényei alapján tervet kell készíteni a megfelelő kommunikációs csatornák kialakítására, arra, hogy hogyan, milyen eszközökkel, (írásban, szóban, elektronikusan, stb.) milyen gyakorisággal és miről tájékoztatják egymást a projekt folyamán.