4. A projekt megvalósítása, projekt monitoring

Projektciklus

Az életciklusokra történő tagolás során a projektet különböző szakaszokra bontjuk és minden szakaszhoz hozzárendeljük a kulcsdöntéseket, az információigényeket és a felelősségeket. Az egyes szakaszok sikeres befejezése előfeltétele a következő szakasz sikerességének. Az értékelés tanulságai, a tapasztalatok a jövőbeni programok, projektek tervezésénél hasznosulnak.

		Programozás
Értékelés					Koncepció, illesztés
Megvalósítás					Tervezés
		Finanszírozás

A projekt megvalósítása során az operatív folyamatok és az események folyamatos nyomon követése szükséges annak érdekében, hogy a megvalósítás minél inkább a tervek szerint alakuljon. Irányítástechnikai ellenőrző lépések és beavatkozások a:

Monitoring (információgyűjtés, pontos helyzetkép kialakítása)

A projekt folyamán rendszeres visszacsatolás szükséges, melynek két formája van, a formális (értekezletek, formális dokumentálás, elektronikus adatgyűjtés, projektmenedzsment szoftver, tárgyalások, hivatalos helyzetjelentések) és az informális (megbeszélések, team-interakció, hozzáférhetőség, MBWA/ management by walking around: körbejárós vezetési stílus). A jó projektmenedzselés mindkét visszacsatolást használja.

Nyomon követés (a terv és az aktuális helyzet összehasonlítása)

A munkacsomagok előrehaladását formális és informális adatgyűjtéssel lehet nyomon követni, az adatok térjenek ki arra, hogy:

• a tevékenység időbeli helyzetére (befejeződött, folyamatban van, még nem kezdődött el)
• a tényleges munkaráfordítások mértékére
• a számlák szerinti tényleges költségkifizetésekre

A projekt előrehaladását a Gantt diagram ábrával lehet a legszemléletesebben követni, amely egy olyan vízszintes sávos diagram, melyben a sávok hosszúsága arányos a tevékenység időtartamával.

	IDŐTARTAM
TEVÉKENYSÉG	1	2	3	4
A
B
C
D
E

Eltérések elemzése, beavatkozások meghatározása, korrekciós intézkedések

Az eltérések elemzésének tárgyát képezik a költségek, határidők, minőség, erőforrások. Az eltérések okainak elemzése kell, hogy megalapozza a beavatkozásra vonatkozó döntéseket.

		Normák rögzítése Valós érték
Korrekciós intézkedések					Információk gyűjtése Elvárt érték
Az eltérések okainak feltárása					Tervek és tények összevetése  Valós-elvárt adatok elemzése
		Eltérések megállapítása

Az eltérések elemzése után a következő döntések lehetnek:

• a projekt rendben halad, semmit nem kell tenni
• az alapterv változtatása szükséges az ütem - és erőforráshelyzetnek megfelelően
• a rendelkezésre álló keretek megváltoztatása szükséges.

A beavatkozások több területet érinthetnek, mint pl. többletforrások bevonása, erőforrások átcsoportosítása a kritikus helyekre, a becslések megváltoztatása, projektháló megváltoztatása stb.

Folyamatos kommunikáció az érintettek felé

A hatékony kommunikáció nagyon fontos tényezője a sikeres projektnek, a projekt kommunikációs csatornáit a kommunikációs terv tartalmazza. A leggyakoribb csatornák a jelentések és az értekezletek.
A hatékony értekezletek jellemzői, hogy van meghatározott időpontjuk, vezetőjük, helyük, követik az ott született határozatokat és értékelik. Az értekezlet által meghatározott feladatokat határidőkkel és felelősökkel együtt meg kell fogalmazni, jegyzőkönyvben rögzíteni és elküldeni az érintettek számára.

Projektdokumentáció

A projekt megvalósítása során keletkező dokumentációk a:

• szerződések, 
• jegyzőkönyvek, 
• projektleírás,
• idő- és költségtervek
• a projekt helyzetjelentések:
  - műszaki információk (esetleges eltérések), 
  - határidő (esetleges csúszások), 
  - kapacitások (esetleges hiány), 
  - költségek (esetleges hiány),
  - kifizetések és bevételek (esetleges elmaradások).

A dokumentációkat a projekt zárásáig mindenképpen szükséges megtartani, Európai Uniós projekt esetében pedig a fenntartási időszak végéig. Az állami –és önkormányzati fenntartású múzeumok esetében a pénzügyi dokumentációk megőrzésére a vonatkozó államháztartási előírások is irányadók.
A dokumentációk rendszerezése, átláthatóságának biztosítása.